Is bezoekersregistratie verplicht?

De voornaamste reden om aan bezoekersregistratie te doen, is de veiligheid. De Arbowet (Arbeidsomstandighedenwet) legt jou als werkgever een belangrijke verantwoordelijkheid op: zorgen voor de veiligheid van iedereen in jouw pand.

Bij calamiteiten moet je maatregelen nemen voor de evacuatie van alle aanwezige personen. Dit betekent zowel medewerkers als gasten. Bij een brand of andere noodsituatie moet je BHV-team direct weten of de locatie leeg is. Stel je voor: het brandalarm gaat af en je pand moet ontruimd worden. Zonder een actueel overzicht weet je BHV’er niet of de bezoeker die om 10:00 uur binnenkwam het pand al heeft verlaten. Met een sluitende bezoekersregistratie heb je direct een kloppende lijst waarmee je voorkomt dat mensen onnodig gevaar lopen.

De veiligheid van alle mensen die aanwezig zijn in jouw pand is dus de belangrijkste reden om bezoekersregistratie bij te houden. Zodra je gegevens van bezoekers (zoals naam en bedrijf) vastlegt, verwerk je persoonsgegevens. En dan kom je in aanraking met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG eist dat je je bezoekersregistratie zorgvuldig en veilig doet.

Veel bedrijven gebruiken nog een papieren bezoekersregistratieformulier. Dit is een groot risico. Elke nieuwe bezoeker ziet de namen en de bedrijven van eerdere gasten. Als ik bij jou binnenloop, zie ik de namen, bedrijven en aankomsttijden van iedereen die voor mij kwam. Ik zie dat mijn concurrent er net was. Ik zie dat je advocaat nu op bezoek is. Ik zie dat je accountant hier gisteren de hele dag zat.

Maar deze informatie gaat mij helemaal niets aan. Het is een inbreuk op de privacy van de eerdere bezoekers, omdat hun gegevens zomaar in te zien zijn door derden. De AVG eist dat je gegevens beveiligt tegen inzage door onbevoegden. Een papieren document bij de balie voldoet hier niet aan.

1. Rechtmatige grondslag: Het registreren van de gegevens van bezoekers is toegestaan met als doel: de veiligheid garanderen.
2. Dataminimalisatie: Je mag alleen de gegevens registreren die strikt noodzakelijk zijn voor het doel (veiligheid en contact). Denk aan naam, bedrijf, tijdstippen en telefoonnummer. Het vastleggen van onnodige details is niet toegestaan.
3. Informatieplicht: Je moet je bezoekers informeren over welke gegevens je verzamelt, waarom je dit doet en hoe lang je ze bewaart. Dit kan met een duidelijke privacyverklaring.
4. Bewaartermijn: De gegevens moeten worden verwijderd zodra ze niet meer nodig zijn voor het doel. Voor veiligheid volstaat meestal een korte bewaartermijn van enkele maanden.

De beste manier om te voldoen aan zowel de veiligheidseisen van de Arbowet als de privacyregels van de AVG, is de overstap naar een digitaal bezoekersregistratiesysteem.

Met een digitale oplossing:

• Zorg je voor veiligheid: Je BHV’ers hebben via een app of scherm direct een realtime en 100% accurate lijst van alle aanwezigen.
• Ben je AVG-proof: De gegevens worden opgeslagen in een beveiligde database, zijn niet in te zien door andere bezoekers en worden automatisch gewist na de ingestelde bewaartermijn.
• Bied je gemak en professionaliteit: De bezoeker meldt zich snel en eenvoudig aan op een tablet of zuil. De gastheer/vrouw krijgt automatisch een melding via e-mail of sms. Dat is een professionele, moderne eerste indruk. Daarnaast heeft DigiReceptie nog veel meer handige functies.

Is digitale bezoekersregistratie dan niet veel meer gedoe dan een handmatige lijst? Welnee, integendeel!

• De aanmeldzuil: Bezoekers melden zich snel en zelfstandig aan via een aanmeldzuil of een tablet bij de ingang. De aanmeldzuil zorgt voor een vlotte en professionele eerste indruk.
• De software: Bezoekersregistratie software slaat de gegevens versleuteld op in de cloud. Dit is essentieel om aan de AVG te voldoen.
• De melding: De gastheer of -vrouw ontvangt automatisch een melding van de aankomst van het bezoek via e-mail of een speciale bezoekersregistratie app.

Digitale bezoekersregistratie waarborgt de privacy van je bezoekers en neemt daarnaast werk van je receptionist uit handen. Dan kan de receptionist zich volledig focussen op een warm welkom van het bezoek.

De bezoekersregistratie is in Nederland dus niet direct wettelijk verplicht. Maar zonder een goed bezoekersregistratie systeem kun je nauwelijks aantonen dat je voldoet aan de wettelijke eisen voor een veilige evacuatie. Kies je ervoor om je bezoekers te registreren, dan is een digitale bezoekersregistratie de enige manier om aan de AVG te voldoen. Investeer in bezoekersregistratie software en een aanmeldzuil om veiligheid en privacy serieus te nemen.

Ben jij klaar om de overstap te maken? Start vandaag nog met de implementatie van een digitale receptie via www.DigiReceptie.nl!

Wil je advies over hoe je een efficiënt bezoekersregistratiesysteem kunt implementeren, maak een afspraak via info@digireceptie.nl.